Interne Meldestelle
Sie müssen eine interne Meldestelle nach HinSchG einrichten, weil Sie mehr als 50 Beschäftigte haben?
Sie können dies natürlich mit eigenen Ressourcen umsetzen (Meldewege, Prozesse/Verfahren, Dokumentation, etc.).
Oder Sie lagern Ihre Meldestelle aus und bezahlen zunächst nur einen geringen monatlichen Betrag für die Bereitstellung eines professionellen Meldestellen-Systems. Damit haben Sie die Grundlage für den Online-Meldeweg und die Dokumentation bei Hinweisen geschaffen.
Zusammen mit der externen Beauftragung eines "Case Managers" und damit der Bereitstellung weiterer Meldewege (z.B. telefonisch, per Messenger, E-Mail, Post, etc.) stellen Sie so ein Meldesystem zur Verfügung, das Vertrauen schafft, Ihre Verpflichtungen nach HinSchG in kürzester Zeit umsetzt und trotzdem kostengünstig ist.
Die Meldestelle Schritt für Schritt:
Der Start: Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, auf Ihrem Online-Portal (Meldestelle) eine Meldung abzugeben.
Datenschutzhinweise und Impressum werden dort anhand Ihrer Angaben angezeigt. Ihr Logo wird eingebunden und die URL beginnt z.B. mit Ihrem Firmennamen.
Die Startseite dient für den Hinweisgeber später auch dazu, anhand seiner individuellen Meldungs-Nummer Details zur weiteren Bearbeitung abzufragen.
Schritt 1:
Der Hinweisgeber erhält Sicherheits-Hinweise zum Schutz seiner Identität und nochmals einen Verweis auf die Datenschutz-Hinweise.
Selbstverständlich werden keinerlei Tracking-Technologien verwendet. Die Vertraulichkeit ist zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten!
Schritt 2:
Es wird eine Auswahl an möglichen Verstößen angezeigt, die nach dem Hinweisgeberschutz-Gesetz relevant sein könnten.
Im Admin-Bereich des Portals können Sie viele Punkte, Auswahl-Möglichkeiten, Fragen und auch die Texte wie z.B. Datenschutz-Hinweise individuell anpassen.
Dort wird auch festgelegt, ob anonyme Hinweise möglich sein sollen.
Schritt 3:
In diesem Beispiel wurde die Angabe von Kontaktdaten freigestellt. Es ist also auch eine anonyme Abgabe von Meldungen möglich.
Hier werden dann die Informationen zum beobachteten Verstoß angegeben. Dies ist ebenfalls im Admin-Bereich individuell einstellbar.
So kann z.B. die direkte Aufnahme von Sprach-Nachrichten oder das Hochladen von Dokumenten in den unterschiedlichsten Formaten ermöglicht werden.
Zu Schritt 3
können im Admin-Bereich aber auch individuelle Fragen erstellt oder eine (wie in diesem Beispiel) vordefinierte Abfrage freigeschaltet werden.
Dies dient dazu, erste Basis-Informationen zu einer Meldung zu erhalten.
Selbstverständlich sind frei definierte Fragen so zu wählen, dass der Schutz der Hinweisgeber weiterhin gewährleistet ist.
Schritt 4:
Der Hinweisgeber vergibt ein Passwort für den Zugriff auf seine Meldung.
Mit diesem Passwort und der anschließend vergebenen individuellen Kennung kann er sich jederzeit auch anonym zum weiteren Verlauf der Bearbeitung informieren (siehe Beispielbild unten).
